Dokumentenmigration und PDF-Erzeugung
Historische Dokumente langfristig nutzbar machen
Dokumente, Befunde, Briefe, Formulare und historische Anhänge liegen häufig in heterogenen Beständen vor. Ich unterstütze dabei, solche Dokumente kontrolliert zu extrahieren, zu verarbeiten, zuzuordnen und für Zielsysteme, Archive oder eine weitere Nutzung bereitzustellen.
Typische Ausgangslagen
- Dokumente müssen aus einer Datenbank oder einem historischen Fachverfahren extrahiert werden.
- Microsoft-Word-, RTF- und PDF-Bestände sollen in eine einheitlich nutzbare Form überführt werden.
- Vorhandene PDFs müssen übernommen und mit fachlichen Daten oder Referenzen verknüpft werden.
- Große Dokumentbestände benötigen wiederholbare Läufe, Fehlerbehandlung und nachvollziehbare Ergebnisse.
- Ein Zielsystem oder Archiv erwartet PDF-Dokumente statt proprietärer oder historischer Ausgangsformate.
Leistungsumfang
- Analyse der Dokumentquellen, Dateiformate und vorhandenen Metadaten
- Extraktion von Dokumenten aus Datenbankeinträgen, Dateisystemen, Archiven oder Backups
- Verarbeitung und Konvertierung von Microsoft-Word-, RTF- und PDF-Dateien
- Erzeugung von PDFs sowie Übernahme und Zuordnung vorhandener PDFs
- Verknüpfung von Dokumenten mit fachlichen Daten, Referenzen oder Zielobjekten
- Batch-Verarbeitung mit Protokollierung, Fehlerbehandlung und Wiederanlauf
- Bereitstellung für Zielsysteme, Archive oder Dokumentenmanagementsysteme
Verarbeitung großer Dokumentbestände
Ich habe Konvertierungsprozesse für Dokumentbestände im mehrmillionigen Bereich optimiert und umgesetzt.
Dabei kommt es auf kontrollierbare Verarbeitung, geeignete Teilmengen, wiederholbare Läufe, Mengenprüfungen, Stichproben und nachvollziehbare Fehlerprotokolle an. Der konkrete Ablauf richtet sich nach Datenquelle, Dokumentformat, Zielsystem und den Anforderungen an Zuordnung und Validierung.
Word, RTF und PDF
Dokumente aus Word- und RTF-Quellen können extrahiert, verarbeitet und in PDF-Dokumente überführt werden. Vorhandene PDFs können übernommen und mit fachlichen Daten oder Referenzen verknüpft werden.
Welche Konvertierung sinnvoll ist, hängt von den Ausgangsdateien, den enthaltenen Formatierungsinformationen, den verfügbaren Metadaten und dem gewünschten Ziel ab.
TEX-ASS-Konverter
Für TEX-ASS-Dateien habe ich einen eigenen Konverter entwickelt, der Inhalte in PDF-Dokumente überführt und dabei wesentliche Formatierungen möglichst weitgehend erhält. TEX-ASS wurde historisch auch unter der Bezeichnung „DATEV TEXT“ verwendet.
Die konkrete Darstellungsqualität hängt von der jeweiligen TEX-ASS-Variante, den enthaltenen Formatierungsinformationen, verwendeten Schriftarten und der Qualität der Ausgangsdateien ab. Eine Bewertung erfolgt sinnvollerweise anhand repräsentativer Testdateien.
Validierung und Nachvollziehbarkeit
Dokumentenmigrationen werden mit wiederholbaren Verarbeitungsläufen, Mengenprüfungen, Stichproben und nachvollziehbarer Dokumentation vorbereitet und geprüft. Je nach Projekt werden Ausgangsdokumente, erzeugte PDFs, fachliche Zuordnungen und Fehlerfälle anhand abgestimmter Kriterien verglichen.
Eine bestimmte Formatierungstreue, PDF/A-Konformität oder vollständige Unterstützung jeder TEX-ASS-Variante wird nicht pauschal zugesichert, sondern anhand der konkreten Ausgangsdaten und Testfälle bewertet.
Projektanfrage
Bitte übermitteln Sie über unverschlüsselte E-Mail oder ein allgemeines Kontaktformular keine Dokumente mit Patienten-, Gesundheits- oder sonstigen vertraulichen personenbezogenen Daten. Für Testdateien und Projektdaten werden abgestimmte sichere Übertragungswege eingerichtet.